Tính năng quản lý ca bán hàng giúp chủ cửa hàng và nhân viên thu ngân:
- Ghi nhận thời gian đóng – mở ca, thu ngân bán hàng ca đó
- Quản lý chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ca
- Quản lý các phiếu thu, chi trong ca
- Đối soát, chốt ca rõ ràng và minh bạch
Tại giao diện bán hàng → chọn Ca hiện tại
1. Thông tin ca bán hàng
Thông tin ca bán hàng bao gồm:
- Giờ mở ca, giờ đóng ca
- Tình trạng ca: Đang mở (Ca bán hàng hiện tại)
- Tài khoản mở ca bán hàng: Tài khoản thu ngân
2. Danh sách đơn hàng
Bạn có thể xem lại Danh sách toàn bộ hóa đơn đã thanh toán trong ca bán hàng hoặc thao tác in lại hóa đơn, sửa/hủy hóa đơn (theo phân quyền tài khoản nhân viên)
Nhấn chọn hóa đơn để xem Chi tiết thông tin hóa đơn (món đã gọi, số lượng, tổng tiền thanh toán,…)
3. Quản lý thu chi trong ca
Quản lý các phiếu thu, phiếu chi
- Phiếu thu: ngoài khoản thu bán hàng, bạn có thể tạo và quản lý các phiếu thu khác (VD Thu phạt nhân viên,…)
- Phiếu chi: các khoản chi trong ca bán hàng như chi mua nguyên liệu,…
Mỗi phiếu thu, chi đều hiển thị: thời gian tạo, nhân viên tạo, nội dung, số tiền… giúp kiểm soát tiền mặt ngoài doanh thu bán hàng
4. Báo cáo chốt ca
Khi kết thúc ca bán hàng, thu ngân tiến hành chốt ca để đối soát và bàn giao ca. Báo cáo chốt ca gồm những thông tin sau:
(1) Thông tin ca: Mã ca, Giờ mở ca, Nhân viên thu ngân
(2) Doanh thu bán hàng trong ca (tính đến thời điểm xem báo cáo)
- Số hóa đơn: Tổng số hóa đơn bán hàng
- Doanh thu (Gross): Tổng doanh thu bán hàng chưa bao gồm giảm giá, chiết khấu
- Tổng giảm giá: Tổng tiền giảm giá bao gồm Giảm giá trực tiếp và Giảm giá theo chương trình tự động
- Doanh thu (NET): Tổng doanh thu bán hàng thực tế sau khi trừ giảm giá, chiết khấu; phần mềm sẽ thống kê doanh thu thực tế theo các hình thức thanh toán để bạn dễ dàng quản lý và đối soát như: Tiền mặt, Chuyển khoản QR,…
(3) Tổng tiền thu – chi
- Tổng thu: Tổng tiền các phiếu thu khác trong ca bán hàng không bao gồm doanh thu bán hàng như: Tiền phạt nhân viên đi muộn, tiền phạt đổ vỡ cốc, tiền thu bán phế liệu,…
- Tổng chi: Tổng tiền các phiếu chi được tạo trong ca bán hàng
(4) Bàn giao ca
Trong báo cáo chốt ca, thông tin quan trọng nhất là bàn giao ca. Chủ cửa hàng hoặc thu ngân cần kiểm tra Số tiền mặt cuối ca bán hàng để xem trên hệ thống và số tiền mặt thực tế bàn giao có khớp không hay bị chênh lệch.
Công thức tính số dư Tiền mặt cuối ca = Tiền mặt đầu ca + Tiền mặt trong ca, trong đó:
- Tiền mặt đầu ca: Số tiền mặt trong két điền khi mở ca
- Tiền mặt trong ca: Doanh thu bán hàng tiền mặt (1) + Phiếu thu tiền mặt (2) – Phiếu chi tiền mặt (3)
VD: Theo ảnh báo cáo chốt ca:
- Tiền mặt đầu ca = 500,000 đ
- Tiền mặt trong ca = 1,689,000 đ
- Tiền mặt cuối ca (*) = 500,000 + 1,689,000 = 2,189,000 đ
- Doanh thu bán hàng tiền mặt (1) : 1,769,000 đ - Phiếu thu tiền mặt (2): 20,000 đ - Phiếu chi tiền mặt (3): 100,000 đ => Tiền mặt trong ca = 1,769,000 + 20,000 - 100,000 = 1,689,000 đ
📌 Lưu ý:
- Bạn có thể tick chọn “In báo cáo khi chốt ca” nếu cần in Phiếu giấy chốt ca để bàn giao
- Khuyến khích mở/đóng ca đúng thời gian để dễ theo dõi chính xác các ca bán hàng trong ngày
- Luôn chốt ca cuối mỗi ngày để tránh nhầm lẫn giữa các ca
- Chủ cửa hàng có thể theo dõi lịch sử ca bán hàng để phát hiện sai sót nếu có